Productiviteitskiller #1: onderbrekingen.
Door het tijdverschil werd ik in San Francisco vrijwel niet gestoord door mail of telefoon. Nu ben ik weer thuis en valt mij extra op hoeveel impact die kleine onderbrekingen hebben op de ‘flow‘.
Situatieschets:
Mijn werk houdt veel gepraat in. Dat doe ik het liefst ‘face to face’. De rest van mijn tijd zit in denken, lezen en schrijven. Dat doe ik thuis.
Ik ben soms belachelijk goed in focussen (hyperfocus), dan ben ik echt van de wereld. Weinig dringt tot mij door. Wanneer dan een telefoontje of een mailtje uit zichzelf om mijn aandacht vraagt, kom ik van heeeeeeeel ver. Ik heb daarna veel meer dan de gemiddelde 20 minuten nodig om ‘er weer in’ te komen.
Mijn trucs:
- Mail: die haal ik niet binnen, maakt geen geluid, geeft geen pop-up alert, geen rode stip met een nummertje in, niks. Niet op mijn telefoon, niet op mijn tablet en niet op mijn laptop.
- Mail lees ik op vaste tijden. Tussen 11 en 12 en tussen 16 en 17. Althans, dat vind ik dat ik moet doen. Maar dan versloft het weer. En dan ben ik weer een tijdje streng. Zo gaan die dingen.
- Daarnaast gebruik ik de Getting Things Done methodiek voor het verwerken van de mails. Het voert te ver om dat hier helemaal uit te leggen maar hier staat een stroomschema.
- Telefoon: Het geluid en de trilfunctie van mijn telefoon staan UIT! Wanneer ik gestoord kan worden, leg ik de telefoon in mijn gezichtsveld, en dan zie ik hem oplichten. Mijn hersens bepalen of ik dat zie of niet. Als ik heel gefocusd bezig ben, zie ik het niet eens.
- Wanneer ik van tevoren weet dat ik focus nodig heb, leg ik de telefoon ergens waar ik hem niet kan zien. Ik kijk dan als ik klaar ben welke gesprekken ik gemist heb.
Vooral op mijn manier van omgaan met de telefoon krijg ik verdeelde reacties. Sommige mensen vinden dat niet klantvriendelijk. Dat begrijp ik wel. Mijn netwerk weet echter dat ik alleen opneem wanneer het goed uitkomt, en dat ik ze dan dus ook 100% aandacht kan geven. Eigenlijk weten ze dus dat ze mij nooit kunnen storen en ik heb ook wel eens gehoord dat dat hen juist weer een rustig gevoel gaf!
Daarnaast ben ik niet zo heel blij met de dictatuur van de bereikbaarheid van tegenwoordig. Wanneer ik met mensen ben, staat mijn telefoon uit. Wanneer ik aan het autorijden, fietsen, wandelen, boodschappen doen ben, staat mijn telefoon vrijwel altijd uit. Noem mij maar ouderwets, maar zo heb ik het graag. Ik houd van focus bij alles wat ik doe.
Salih zegt
Ik heb een volle minuut naar die foto gestaard om te zien of jij het bent Sanne. WOW!
Oh ja, en een nuttig artikel trouwens. Focus is kostbaar!
Huub Koch zegt
Heel herkenbaar! Vandaar deze korte reactie! ;-)
Petra zegt
Herkenbaar stuk. Ik pas dezelfde techniek als jij toe op het telefoongebeuren. Als ik opneem, weet je zeker dat ik tijd voor je heb en me 100% met dat telefoongesprek bezig kan houden. Neem ik niet op, dan ben ik druk. Spreek dan gewoon mijn voicemail in en dan bel ik terug zodra ik wel tijd heb.
Ook ik begin een lichtelijke afkeer te ontwikkelen van het ‘altijd bereikbaar zijn’. Ik ben van mening dat het tegenwoordig een keuze is of je altijd bereikbaar bent of niet.
Mieke Roth zegt
Goed idee w.b.t. die telefoon, moet ik ook maar eens gaan toepassen! Verder heel herkenbaar, zo werkt het bij mij ook. Op dit moment is het alleen een tikkeltje aan het veranderen. Mijn vriend is namelijk juist heel erg van de korte bursts en hoewel ik er in het begin helemaal gek van werd, begint het nu te wennen en merk ik dat ik daardoor ook bij andere afleiding minder lang nodig heb om “er weer in” te komen. Wel goed voor het komende grote project als je begrijpt wat ik bedoel!
Maar het uren autistisch achter elkaar doorwerken lonkt en is voor mij ook nog steeds de beste manier van werken.
Sanne Roemen zegt
@Salih… jah. een van mijn betere momenten.
@Huub: :-D
@Petra: Oi! Fijn om een geestverwant te horen!
Annedien Hoen zegt
In het begin van het tijdperk van de mobiele telefoon vond ik het énig, zo’n ding. Nu vind ik het bereikbaarheidsconcept z’n doel wel voorbijgeschoten, hoewel ik laatst een mijmerende puber hoorde stellen ‘dat je mobiele telefoon uitzetten het hele concept ondermijnt’, en daar zit natuurlijk wel wat in.
Als je zoals jij (Sanne) en ik afhankelijk bent van je brein om oplossingen te genereren voor klanten zijn onderbrekingen en bovendien de psychologie (gevoel) van het bereikbaar zijn heel onwenselijk voor je denkprocessen, die niet alleen bewust maar ook onbewust plaatsvinden. Veel oplossingen genereren zichzelf terwijl je iets anders aan het doen bent, maar dat zijn bij voorkeur onafgebroken periodes waarin iets kan sudderen. 10×10 minuten versnipperde aandacht is NIET hetzelfde als 100 minuten onafgebroken!
Voor (professioneel) denkologen, strategen, creatieven en (hoogsensitieve) kenniswerkers is zuinig zijn op je ‘mentaal-creatieve resources’ (oplossingen kunnen genereren, analyses maken die van hoge kwaliteit zijn, de vinger op de zere plek kunnen leggen) heel belangrijk.
Wat ik nog niet heb is een goeie lifehack hiervoor.
Zit het ‘m in verwachtingsmanagement misschien? Of een bepaald bericht op je voicemail? Of gewoon maar stug volhouden als ‘onmobiel bereikbare denkologiebrigade’ (door mij al eens schertsend betiteld als ‘De Wegdrukkers’ ;-)) en hopen dat het allemaal goed komt?
Of is het een maatschappelijke puist die het eerst opduikt bij de vernieuwers en een symptoom is van een overvoerde communicatienetwerken (de techniek kan het aan, maar de mens ook?) en dadendrang? (ADT!)
Of is het een kwestie van het gewoon zo aanpakken en er verder niet mee zitten?
Ik puzzel nog even verder …
:-)
– – –
Meer informatie over denkologie:
http://users.telenet.be/mydotcom/upub/denkolo/denkolo.htm
Sanne Roemen zegt
Ha! Ik heb in ieder geval mijn telnr van mijn website gehaald… qua verwachtingsmanagement merkte ik al effect na deze blogpost!!! En ik meld het er ook bij als ik nieuwe mensen leer kennen, dat contact bij voorkeur via mail loopt wat mij betreft. En ADT? JAZEKER! Ik vind het meeste rust bij ‘er verder niet mee zitten’. Ook ik heb een gebruiksaanwijzing en als je bij mij op de juiste knopjes drukt heb je er heel veel aan. Ik bespeur bij de ‘ander’ hierover vrijwel geen weerstand meer. Da’s wel fijn. Dankjewel voor je uitgebreide reactie en het kijkje in je denkologiestroom!
Poekie zegt
Wat betreft e-mail op bepaalde perioden in de dag lezen helpt, in mijn ervaring, zeker. Voor mij is dit aan het einde van de dag, dan heb ik alles wat ik moest doen, gedaan. En dan kan ik rustig en met plezier e-mail beantwoorden. Daarnaast merk ik dat ik s’ochtends nog niet wakker genoeg ben om e-mails te schrijven. Wat kan leiden tot die “Ah neeeee” stomme spelvouten die ik dan zie, als ik de e-mails nog eens lees. Als ik echt bezig ben wil ik mijn e-mail ook wel eens om de zoveel dagen lezen. Dit geeft me een hoop rust. ;-)
Telefoon. Heb ik op zich niet zo’n moeite mee dat mensen bellen. Het probleem dat ik wel ervaar als ik aan het werk ben is dat ik ‘afwezig’ ben aan de telefoon. “Wat zei die persoon ook al weer?” Maar in mijn eigen tijd gaat die uit. Ik gebruik twee mobieltjes. Een voor mijn privé leven en één voor mijn zakelijke leven. Dan ben ik ieder geval bereikbaar voor mijn naaste familie en vrienden als ik vrij ben. Dat nummer wordt ook zelden uitgegeven. Zakelijk kunnen mensen een voicemail achter laten en dan neem ik contact met ze op wanneer het mij het beste uitkomt. Bijvoorbeeld ‘het administratie uurtje”. Dan ben ik er klaar voor en kan ik mij richting op het gesprek.
Post vind ik het ergste. Weer zo’n complexe bureacratische brief waar ik zo ongeveer 8 uur (of maanden) mee bezig ben om te ontcijferen, vertalen en op te lossen. Ooit van de dikke van Dale gehoord, denk ik dan weleens? (ook al is mijn spelling en schrijven niet de beste in de wereld) Waar halen ze die ambtelijke taal vandaan soms, vraag ik me dan af. Die brieven zie ik dan liever komen dan gaan. De post mijd ik als de plaag totdat ik er klaar voor ben. Gelukkig gebruiken de meeste schappelijk termijnen van bijvoorbeeld twee weken of langer. Ik heb er ruimte voor in mijn schema gemaakt. Dit geeft me tevens tijd om oplossingsgericht naar die brieven te kijken en constructief terug te koppelen. Want laten we wel wezen, veel dingen zijn uitstekend geregeld. Het is alleen de uitzonderingen die soms zo vreselijk veel tijd (is geld) kosten.
Mensen die me willen spreken laat ik bij voorkeur een boodschap achter laten. Die kan ik dan lezen in een ingeplande tijd en op terugkomen. Alles staat ingepland op de tijd dat het beantwoord moet worden en de eventuele voorbereidingstijd. Lukt niet altijd, maar meestal weet ik mezelf zo veel stress te besparen. Je moet wel voor jezelf weten hoe lang je er ongeveer over gaat doen. Je kunt een vooronderzoek doen om te kijken hoeveel tijd iets ongeveer gaat kosten.
Een mooie uitspraak vind ik:
“Lack of planning on your part does not constitute an emercy on my part. ”
Wat voor mij alles heerlijk relativeert, met name mijn vroegere schuldgevoel als ik nee moest verkopen aan iemand die op het laatste moment iets opgelost moest hebben want anders vergaat de wereld.
Uitzondering daargelaten uiteraard.
Een digitale agenda vind ik zeker handig . “Mijn tweede geheugen” noem ik het wel eens. Ik vergat altijd op tijd in mijn papieren agenda te kijken. Waarbij ik wel een hekel heb aan ‘Tasks’ . Die dingen kunnen bij mij soms lijstjes worden van ‘zesduizend’ dingen die ik nog moet doen. Wat bij voorbaat al tot absolute stress leid en totale meltdown van elke productiviteit na een aantal dagen. Waar ik dan echt van moet bijkomen (puff puff). Dus daar ben ik mee gestopt. Agenda items met een reminder bijvoorbeeld een aantal dagen, uren of minuten van tevoren vind ik ideaal. En past perfect in mijn workflow.
Twitter, LinkedIn, Hyves en al die andere dingen kunnen me gestolen worden. Noem me ouderwets. Ik heb er geen tijd voor.
Voor mij heb ik een rhytme gevonden dat redelijk werkt voor mij. Mijn werkstress is zichtbaar verminderd en ik kan zaken in goede banen leiden. Vraag me af of dat verschillende is voor mensen en of je wel een algemeen iets daar voor kan vinden?
Poekie zegt
In andere woorden door alles zakelijk te rubriceren pak je “het even snel” effect aan. Hierdoor valt die stress omlaag.
Waarbij in je persoonlijke leven soms gewoon lekker spontaan, geen agenda’s heerlijk kan zijn.
Af en toe de digitale wereld uitzetten kan heerlijk zijn voor je gemoedsrust.
Gewoon lekker genieten van het zonnetje en het vogeltje wat op een takje zit te fluiten.
Dat is mijn ervaring in ieder geval. Ik heb er baat bij gehad.
Hoop dat het helpt.
ariane zegt
het probleem met de voicemail is wel dat je zo hele voicemail-conversaties kan krijgen. want terugbellend op een moment dat het jou uitkomt, komt het de ander weer even niet uit;)
probleemoplossend nadenken doe ik vaak wandelend met mijn hond. dan ben ik in n soort trance en krijg wel eens opmerkingen dat k niet gedag zeg. tja, das dan pech…
ariane