Ik worstel al een tijdje met de ’tirannie’ van de bereikbaarheid. Mijn eerdere bericht over onderbrekingen heeft veel effect gehad op de manier waarop mensen contact met mij zoeken. Hierin vertel ik dat mijn trilfunctie en geluid uit staan, en als ik in de gelegenheid ben om de telefoon te beantwoorden, leg ik hem in mijn gezichtsveld. De meest efficiënte manier om contact met mij te zoeken is per e-mail.
Wat is nu het probleem met voicemail?
Het komt vaak voor dat ik een paar uur achter elkaar de telefoon niet op kan nemen. Omdat ik een workshop of brainjam aan het geven ben, in gesprek ben of aan het schrijven ben. Ik wil namelijk alles wat ik doe de volle aandacht en focus kunnen geven. Na zo’n blok staat er vaak een serie berichten op mijn voicemail. Dus ik moet de voicemail afluisteren om erachter te komen wie er gebeld heeft, waarom ze gebeld hebben en of er acties van mijn kant moeten volgen op die berichten. Voicemail kan je tot nu toe uitsluitend lineair afluisteren.
Even een paar soorten berichten die er in zo’n voicemail box staan:
- Hoi, ik belde zomaar, was benieuwd hoe het met je gaat.
- Ik ben NU op Amsterdam CS, zit jij in Kobalt, dan kom ik even langs!
- Ik wil graag een afspraak met je maken om eens te praten over…
- Ik ben onderweg naar onze afspraak maar ik ben het adres kwijt.
- Eten we vanavond samen? Waar heb je trek in?
- Mevrouw Roemen, wij hebben een fantastische aanbieding voor u…
- Ken jij iemand die … goed kan?
- Vergeet je straks niet … mee te nemen?
- Ik sta in de file en ben een kwartiertje later.
- Ik wil graag even … met je doornemen
Laat ik deze berichten even in categorieën indelen: nummer 2, 4 en 8 zou ik zo denken zijn urgent en vragen om een snelle reactie. Nummer 5 is er eentje om binnen een half uurtje op te reageren. 1, 3, 7 en 10 zijn dingen waar ik even de tijd voor wil nemen. En nummer 6 kan me hartstikke gestolen worden! Deze vragen staan allemaal random op mijn voicemail. Het laatste bericht dat ik hoor, zou wel eens het meest urgent kunnen zijn.
En dan nu de context die nodig is om adequaat op deze vragen te kunnen reageren:
- Urgente vragen zou ik discreet moeten kunnen bekijken en beantwoorden. Voicemail bellen tijdens een cursus is niet discreet.
- De categorie dingen waar ik even de tijd voor wil nemen vraagt dat ik ergens op een stille plek ben en een kwartiertje heb om er in te duiken.
- En de laatste categorie… daar wil ik helemaal geen ruimte voor maken.
Wat gebeurt er nu met deze vragen wanneer ik mijn voicemail UIT zet?
Als ik zelf de voicemail van iemand inspreek, dan is dat vaak omdat ik
iets kwijt wil en de ‘next action’ bij de ander neer wil leggen. Dan
hoef ik me het niet te herinneren. Natuurlijk wil ik mensen ook in de gelegenheid stellen om dat bij mij te doen. Maar dat gebeurt ook al als ik mijn voicemail uit heb staan:
Ik kan zien dat je gebeld hebt. Dat vereist natuurlijk wel dat ik iedereen die mij ooit zijn nummer
heeft gegeven, in mijn telefoontje heb staan. En gelukkig is dat het
geval! Heb je je nummerweergave aanstaan, dan kan ik dus precies zien
dat je gebeld hebt. Om in te schatten hoe urgent je telefoontje is, is het meestal voor mij al genoeg om je naam te zien. Ik weet namelijk met wie ik iets heb lopen of heb afgesproken en plaats je telefoontje vanzelf in die context. Heb je een vraag die je even bij me wilt dumpen dan kan dat per e-mail of sms. En als een onbekend nummer mij gebeld heeft, dan is het óf reclame, of iemand die ik nog nooit gesproken heb. Ook dan is e-mail of sms handiger. Mensen die mij kennen weten dat ik altijd op het eerst mogelijke geschikte moment reageer.
Mijn voicemail staat dus UIT, maar ik ben daar nog niet helemaal gelukkig mee.
Ik zou graag willen dat mensen die mij bellen, horen ‘ik ben nu niet in de gelegenheid om de telefoon op te nemen, als je een vraag hebt, stuur die dan alsjeblieft per sms of e-mail…’ Iets van die strekking. Dat vind ik een stuk vriendelijker dan wat je nu krijgt: hij gaat alleen maar over en stopt op een gegeven moment. Ik heb mijn provider Vodafone hierover een mail gestuurd. Dat was eigenlijk een tip om hun dienstverlening te verbeteren. Ik dacht dat ze daar wel blij mee zouden zijn. Hun reactie: “Die functionaliteit bieden wij helaas niet”. Dat wist ik dus al, anders had ik niet gemaild. Niet erg toeschietelijk van ze, ze waarderen het kennelijk niet als klanten meedenken. Update januari 2008: over drie dagen gaat mijn nieuwe contract bij Orange in. Zij zeggen deze dienst te leveren.
Selma Foeken zegt
KPN biedt dit aan. Belde onlangs een vriendin en haar voicemail bericht was “Inspreken kan nu niet, sms’en kan wel”. Heb net even gevraagd welke provider ze heeft en dat is KPN.
Sanne Roemen zegt
Dankjewel Selma!
Sanne Roemen zegt
Ja, ik heb één suggestie binnen. Dat is natuurlijk nog niet genoeg, ik heb graag wat te kiezen dus ben benieuwd wat T-mobile aanbiedt.
Nelleke Griffioen - dePassiePraktijk.nl zegt
Hi Sanne,
Ah, je hebt al een oplossing zie ik. Toch ga ik ’thuis’ even vragen of T-Mobile dat ook biedt. Je hoort van me!
PS: Een paar jaar geleden ging mijn telefoon overigens ook voor alles. Inmiddels komt mijn telefoon vaak ná alles. Had ik me maar nooit opgegeven voor al die blije dozen…
Annedien Hoen zegt
Ah, die goeie ouwe tijd dat een toestel (aan een touwtje uit de muur!) gewoon ’tringng’ deed en je geen idéééé had wie belde en dat je nieuwsgierig je naam zei en afwachtte wie er ging antwoorden…
:-)
Ik heb tijdens mijn reis in Azië een bericht gehad waarin ik opriep géén bericht achter te laten. En guess what. Niemand liet een bericht achter.
“Ik wil je verzoeken geen bericht achter te laten maar me een mail of sms te sturen.”
Ik vermoed dat dit in elk geval veel voicemails scheelt.
En als het echt urgent is zullen ze wel inspreken, maar dat is dan misschien ook het soort bericht dat je eigenlijk wel zou willen krijgen. (?)
Sanne Roemen zegt
Annedien…. ja, die goeie ouwe tijd.. en dat niemand verwacht dat je in de oto je telefoon opneemt. Je tip is weer goud waard. Ik had daar nog helemaal niet aan gedacht! Maar dat kan natuurlijk ook. Ik ga het proberen, zet het in mijn gtd! Dankjewel.
Jeroen Schmit zegt
Telfort kan je ook gelijk van je lijstje afhalen. Heb een paar maanden geleden exact hetzelfde aan ze gevraagd. Heb nu al een tijdje m’n voicemail uit staan en ben er erg blij mee. Heb ook geen klachten van klanten gehad ofzo.
sanne van Gent zegt
Dank Jeroen. Ben ook nog benieuwd naar Orange trouwens. Maar goed, ik heb nog een paar maanden.
Abdur-Rahman Advany zegt
Dat had ik ook nog niet geprobeerd, even inspreken dat ze geen voicemailtjes moeten inspreken maar even sms’en of mailen tenzij het dringend is.
Thnx!
Abdul-Rahman Advany zegt
Gaaf, deze lifehack op nu.nl :) had ik deze tip toch van jou gekregen! was deze blogpost helemaal vergeten, wist alleen de tip nog :)
Marcel zegt
De nieuwere Nokia’s hebben een mogelijkheid om als iemand je belt je diegene direct een SMS met een standaard tekst kunt sturen. Zoiets als “Kan nu even niet opnemen. Bel later nog eens of stuur een SMS”. Best praktisch.
Sanne Roemen zegt
@abdur-Rahman Advany: OEH ja, vandaar ineens weer reacties. Cool
@Marcel: dat wist ik niet! Das gaaf ik krijg in januari een N95. Thanx voor de tip
mike zegt
Hoi,
je hebt wel een punt. En vaak communiceren mensen zelfs door elkaars box in te spreken. Ik ben zelf gespecialiseerd in het leveren van bedrijfs communicatie op basis van VoIP. Met deze techniek kan men een voicemailbox creeren, welke de ingesproken boodschap als audiobestand doormailt. Als je dan je telefoon doorschakelt naar dit nummer als je niet beschikbaar bent krijg je alles in je mailbox.
Is dat misschien wat ?
Suc6,
Mike.
Sanne Roemen zegt
Hai Mike, ik ben wel tevreden zoals het nu is maar je tip is ongetwijfeld waardevol voor andere lezers! DANK daarvoor.
Ritzo ten Cate zegt
Hola,
Ideetje voor de Vodafones van deze wereld: een voicemail zonder piep aan het eind. Ergo: terug naar hetold school niet aanwezig bericht.
“Dit is de voicemail van Sanne Roemen. U kunt geen bericht achter laten na de piep. Stuur liever een SMS of e-mail – PIEP” (maar dan dus zonder piep ;) )
Groet,
R>
Sanne Roemen zegt
Weet je wat het gekke is, @Ritzo ten Cate, ik zat destijds bij Vodafone. En bij een goede vriend werkte zijn voicemail inderdaad zoals jij beschrijft. Maar toen ik Vodafone belde om te vragen hoe je dat instelt was het antwoord “Wij bieden die service niet”. Heel raar.
Ik heb ze rond mijn overstap ook nog aan de lijn gehad, en toen meldden ze dat ze die dienst wel gaan aanbieden maar ze konden nog niet zeggen wanneer. Misschien hangt het van je abo af.
John zegt
Sanne,
In de VS kun je voicemails laten doorsturen naar Youmail om ze daar dan vervolgens te beluisteren, met voorrang door te sturen naar je mailbox etc. Mike noemt een dergelijke oplossing ook.
We hebben er hier over geschreven:
http://snipurl.com/1v1b8
Anoniem zegt
@John: slimme tip!! Dank.
Tis zegt
Ja, het bereikbaarheidsmonster…
Niet erg commercieel verantwoord om je voicemail uit te zetten, vooral wanneer een mogelijke nieuwe klant belt… Geen voicemail, geen bekende, dus weg prospect. Erg a-commercieel gehandeld… Stuur die prospects maar naar mij door. Ik heb mijn voicemail aan en bel hen wel terug! :-)